Echter ROI: Wie eine Workflow-Automatisierung einem Unternehmen 60 Stunden pro Monat ersparte

KI-Automatisierung ist nicht nur Zukunftsmusik – sie liefert heute schon messbare Ergebnisse. Bei AVIMBU haben wir kürzlich einem Kunden geholfen, einen komplexen Workflow zu automatisieren und dadurch über 60 Stunden pro Monat einzusparen. Hier zeigen wir dir, wie genau wir das umgesetzt haben.

Der Kunde

Ein schlanker Venture-Capital-Fonds mit einem kleinen Operationsteam investierte jede Woche viel Zeit in die Verarbeitung von Startup-Updates aus dem eigenen Portfolio.

Die Investor Reports kamen in unterschiedlichsten Formaten: E-Mails, PDFs, Google Docs und Notion-Seiten. Ein Teammitglied war mehrere Stunden pro Woche damit beschäftigt, manuell wichtige Kennzahlen wie:

Umsatz
Runway
Monatlich aktive Nutzer
Produkt-Meilensteine

zu extrahieren und in ein Airtable-Dashboard für das interne Reporting zu übertragen.

Das Problem

Dieser manuelle Prozess beanspruchte 2–3 Stunden pro Arbeitstag, was sich auf über 60 Stunden pro Monat summierte – wertvolle Zeit, die besser in Portfolioanalyse, Meetings oder Fundraising investiert gewesen wäre.

Zudem führten manuelle Eingaben häufig zu Fehlern und uneinheitlichen Daten – die Grundlage für fundierte Entscheidungen war dadurch geschwächt.

Die Lösung

Wir entwickelten eine vollautomatisierte Pipeline mit n8n und GPT-4 von OpenAI. So funktioniert der Ablauf:

E-Mail-Überwachung: n8n scannt das gemeinsame Postfach auf neue Startup-Updates.
Dateiextraktion: PDFs, Notion-Links und Klartext-E-Mails werden automatisch analysiert.
KI-Zusammenfassung: GPT-4 liest den Inhalt, erkennt relevante KPIs und fasst sie in strukturierten Feldern zusammen.
Datenexport: Die Informationen werden bereinigt und direkt in Airtable zur Auswertung übertragen.
Slack-Benachrichtigung: Das Team erhält in Echtzeit ein Update, sobald ein neuer Report verarbeitet wurde.

Das Ergebnis

Kennzahl	Vor der Automatisierung	Nach der Automatisierung
Zeitaufwand pro Monat	~60 Stunden	< 3 Stunden (nur Kontrolle)
Fehler bei manueller Eingabe	Häufig	Nahe null
Geschwindigkeit im Reporting	Verzögerung bis zu 2 Tage	Echtzeit-Updates
Teamzufriedenheit	Frustriert	Motiviert & fokussiert

„Durch die Automatisierung wurde ein Teammitglied fast vollständig entlastet. Wir haben jetzt Echtzeit-Dashboards und genauere Reports – das ist ein Game Changer.“

VC Operations Manager

Warum es funktioniert hat

Klar umrissene, sich wiederholende Aufgabe – optimal für Automatisierung.
Wertvolle Daten – KPIs sind entscheidend für das Portfoliomanagement.
Keine Verhaltensänderung nötig – das System läuft im Hintergrund.
Messbarer ROI – die eingesparte Zeit und der Mehrwert sind sofort sichtbar.

Fazit

Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie KI-Automatisierung sofort spürbare Effekte erzielen kann. Wenn dein Team jede Woche Stunden mit sich wiederholenden Aufgaben verbringt, können wir dir wahrscheinlich helfen, diese Zeit zurückzugewinnen – und sie in Wachstum zu verwandeln.

👉 Lass uns über deinen Workflow sprechen und herausfinden, wie Automatisierung deinem Unternehmen echten ROI bringen kann.